こんにちは。先日、とある飲食店の方から「毎月のシフト作成がとても大変で、1日がかりの作業になっている」というご相談をいただきました。

スタッフが紙のカレンダーに休みの希望を記入し、それを担当者が手作業で集計、さらに「遅番の次の日は早番にしない」といった複雑なルールを考慮しながら、数日かけてシフトを調整しているとのことでした。

そこで今回は、この課題を解決するため、Google Workspace を活用したシフト作成の自動化ツールを開発しました。

Google Workspace と Google Apps Script を活用したシフト作成ツール

開発したツールは、Google フォーム、Google スプレッドシート、そして Google Apps Script (GAS) を連携させています。

1. Google フォームで希望を収集

まず、スタッフは各自のスマホやPCから Google フォームにアクセスし、名前や役職、休みの希望日、早番・遅番の希望などを入力して送信します。

2. スプレッドシートにデータが自動で集約

フォームで送信されたデータは、リアルタイムで Google スプレッドシートに自動的に集約されます。これにより、手作業での転記や集計が一切不要になります。

3. GAS でシフト表を自動作成

スタッフ全員の希望データが揃ったら、担当者はスプレッドシート上にある**「シフト自動作成」**ボタンを押すだけです。

このボタンには、複雑なシフト作成ルールを組み込んだ Google Apps Script (GAS) が設定されており、瞬時に最適なシフト表が生成されます。

シフト表サンプル

今回開発したツールの実際のシフト表は、以下のような形になります。

https://docs.google.com/spreadsheets/d/1r9A9dECDVBGzrm9ejNAPrBiqZM2If3fmyvALtUxzHEM/edit?usp=sharing

※こちらはサンプル版のため、一部データが実際の業務と異なります。

自動化によるメリットと残る「人の仕事」

このツールを導入した結果、1日がかりだったシフト作成作業がわずか数分で完了するようになり、ご担当者様には大変喜んでいただきました。

ほとんどの作業は自動化されますが、完全に希望通りにならない場合は、該当箇所に**「△」**マークが表示されるように設計しています。この「△」の部分だけを手動で調整することで、自動化と人の最終確認を両立させ、完璧なシフト表を完成させることができます。

業務の自動化や効率化についてお気軽にご相談ください

今回ご紹介したのは飲食店の事例ですが、このような Google Workspace を活用した自動化ツールは、さまざまな業種・業態に応用可能です。

「毎日の繰り返し作業をどうにかしたい」「もっと業務を効率化したい」といったご要望があれば、ぜひお気軽にご相談ください。お問い合わせは、動画概要欄のリンクから承っております。